REGULAMIN OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH

W związku z realizacją wymogów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych „RODO”), informujemy o zasadach przetwarzania Państwa danych osobowych oraz o przysługujących Państwu prawach z tym związanych.

I. Postanowienia ogólne.

1. Regulamin określa zasady przetwarzania oraz zabezpieczania danych osobowych w VMG INWESTYCJE SP. Z O.O.

2. Administratorem Państwa danych osobowych jest VMG INWESTYCJE SP. Z O.O.

3. Regulamin stanowi zbiór oraz podstawę wdrażanych u Administratora wymogów, procedur oraz zasad ochrony danych osobowych, mających na celu zapewnienie zbieżności przetwarzania danych z wymaganiami RODO oraz przepisami bezwzględnie obowiązującego prawa polskiego w tym zakresie.

4. Wszelkie pytania dotyczące sposobu i zakresu przetwarzania Państwa danych osobowych w zakresie działania Administratora, a także przysługujących Państwu uprawnień, prosimy kontaktować do Administratora pod adres email: kontakt@domkiwkorbielowie.pl

5. Regulamin zawiera:

5.a). zawiera opis zasad ochrony danych obowiązujących u Administratora;
5.b). zbiór procedur, instrukcji i regulacji szczegółowych dotyczących przetwarzania danych osobowych u Administratora, dotyczących poszczególnych obszarów z zakresu ochrony danych osobowych.

6. Regulamin obowiązuje wszystkich pracowników oraz współpracowników Administratora.

7. Dla skutecznej realizacji niniejszego Regulaminu, uwzględniając zakres, kontekst i cele przetwarzania oraz ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie i wadze zagrożenia Administrator zapewnia wdrożenie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających zgodność przetwarzania danych osobowych z wymogami prawa oraz niezbędne zabezpieczenie przetwarzanych danych osobowych, stałe monitorowanie zgodności przetwarzania danych osobowych z wymogami prawa oraz poddawanie środków, o których mowa powyżej ciągłym przeglądom oraz uaktualnianiu; kontrolę i nadzór nad przetwarzaniem danych osobowych.

8. Administrator zapewnia, że czynności związane z przetwarzaniem danych osobowych są zgodne z wymogami prawa oraz postanowieniami Regulaminu.

9. Regulamin jest przechowywany i udostępniany w wersji papierowej oraz elektronicznej w siedzibie Administratora.

10. Regulamin udostępnia się:

10.a). obligatoryjnie wszystkim osobom upoważnionym do przetwarzania danych osobowych przez Administratora, celem zapewnienia osobom upoważnionym należytej wiedzy oraz informacji na temat zasad i wymogów dotyczących przetwarzania danych osobowych;
10.b). osobom zainteresowanym, w szczególności osobom fizycznym, których dane dotyczą – na ich wniosek.

II. Słownik pojęć.

1. Ilekroć w niniejszym Regulaminie zostaną wykorzystane poniższe definicje lub zwroty, należy nadawać im następujące znaczenie:

1.a). dane osobowe – oznaczają informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej, takie jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej; o których mowa w art. 4 pkt 1 RODO;

1.b). RODO – oznacza Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1);

1.c). osoba upoważniona – oznacza osobę upoważnioną przez Administratora do przetwarzania danych osobowych w danym zakresie;

1.d). przetwarzanie – oznacza operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie, o których mowa w art. 4 pkt 2 RODO;

1.e). zbiór danych – oznacza każdy uporządkowany zestaw danych osobowych, dostępny według określonych kryteriów;

1.f). podmiot przetwarzający – oznacza osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, jednostkę lub inny podmiot, który przetwarza dane osobowe w imieniu Administratora (zewnętrzny usługodawca usług deweloperskich, budowlanych, zewnętrzny dział księgowy, zewnętrzny dział prawny);

1.g). rejestr – oznacza Rejestr Czynności Przetwarzania Danych Osobowych Administratora;

1.h). uwierzytelnienie – oznacza działanie, którego celem jest weryfikacja deklarowanej tożsamości użytkownika;

1.i). pracownicy – oznaczają zarówno osoby zatrudnione przez Administratora na podstawie stosunku pracy, jak również osoby fizyczne współpracujące z Administratorem na podstawie Umowy cywilnoprawnej;

1.j). system – oznacza system ochrony danych osobowych obowiązujący u Administratora;

1.k). dane wrażliwe – oznaczają dane Osobowe, o których mowa w art. 9 RODO.

III. Dane osobowe.

1. Administrator przetwarza dane osobowe gromadzone w zbiorach danych.

2. Administrator przetwarza dane osobowe w celu:

2.a). umożliwienia klientom złożenia zapytania ofertowego i przedstawienia przez Administratora oferty, a także w celu wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
2.b). wykonania ciążących na Administratorze obowiązków podatkowo-księgowych i sprawozdawczych wynikających z przepisów prawa, w tym z ustawy o rachunkowości, ordynacji podatkowej, ustawy o gospodarce nieruchomościami i innych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
2.c). realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora, w tym do dochodzenia roszczeń i obrony przed roszczeniami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)

3. Administrator nie podejmuje czynności przetwarzania, które mogłyby wiązać się z istotnym ryzykiem naruszenia praw i wolności osób, których dane osobowe dotyczą. W przypadku planowania podjęcia czynności, o których mowa w zdaniu poprzedzającym Administrator przeprowadza uprzednią ocenę skutków przetwarzania, o których mowa w art. 35 RODO.

4. Dane osobowe domyślnie przetwarzane są na obszarze na terenie obejmującym pomieszczenia biurowe zlokalizowane w siedzibie Administratora. Dodatkowy obszar, w którym przetwarzane są dane osobowe, stanowią wszystkie komputery przenośne oraz inne nośniki danych znajdujące się poza obszarem wskazanym w zdaniu poprzedzającym.

IV. Podstawy ochrony danych osobowych.

1. Administrator zapewnia zastosowanie środków technicznych i organizacyjnych niezbędnych dla zapewnienia poufności, integralności, rozliczalności i ciągłości przetwarzanych danych.

2. Osoby upoważnione oraz wszystkie inne osoby, którym udostępnia się dane osobowe przetwarzane przez Administratora zobowiązane są do przetwarzania danych osobowych zgodnie z wymogami prawa oraz zgodnie z postanowieniami niniejszego Regulaminu, jak również innych wewnętrznych aktów prawnych Administratora lub procedur wewnętrznych związanych z przetwarzaniem danych osobowych.

3. Przy zatrudnianiu pracowników oraz w toku zatrudnienia Administrator zapewnia, że:

3.a). pracownicy przez przystąpieniem do wykonywania obowiązków służbowych otrzymują należytą wiedzę w zakresie zasad przetwarzania i ochrony danych osobowych;
3.b). każdy z pracowników zostaje upoważniony na piśmie do przetwarzania danych osobowych w niezbędnym zakresie;
3.c). każdy z pracowników zostaje zobowiązany do zachowania w tajemnicy danych osobowych;

4. Administrator zapewnia, aby dane osobowe przetwarzane przez Administratora były:

4.a). przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą;
4.b). zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami;
4.c). adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane;
4.d). prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane; należy podjąć wszelkie rozsądne działania, aby dane osobowe, które są nieprawidłowe w świetle celów ich przetwarzania, zostały niezwłocznie usunięte lub sprostowane (“prawidłowość”);
4.e). przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane;
4.f). przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, za pomocą odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych.

5. Przy zapewnieniu przetwarzania danych osobowych zgodnie z zasadami wskazanymi w powyżej Administrator opiera przetwarzanie na następujących podstawach:
5.a). legalność – Administrator dba o ochronę prywatności i przetwarza dane osobowe zgodnie z wymogami prawa;
5.b). bezpieczeństwo − Administrator zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych osobowych podejmując stale działania w tym zakresie;
5.c). prawa jednostki − Administrator umożliwia osobom, których dane osobowe są przetwarza, wykonywanie swoich praw i prawa te realizuje;
5.d). rozliczalność – Administrator zapewnia należyte udokumentowanie sposobu spełniania obowiązków w zakresie ochrony danych osobowych.

V. System ochrony danych osobowych.

1. Administrator zapewnia zgodność przetwarzania danych osobowych z wymogami prawa również poprzez zaprojektowanie, wprowadzenie i utrzymywanie Systemu. Na System składają się środki organizacyjne oraz środki techniczne ochrony, adekwatne do poziomu ryzyka zidentyfikowanego dla poszczególnych zbiorów danych oraz kategorii danych.

2. Na System składają się w szczególności następujące środki:

2.a). ograniczenie dostępu do pomieszczeń, w których przetwarzane są dane osobowe, jedynie do osób upoważnionych oraz zapewnienie, że inne osoby mogą przebywać w pomieszczeniach wykorzystywanych do przetwarzania danych osobowych wyłącznie w towarzystwie osoby upoważnionej;
2.b). zamykanie pomieszczeń, w których znajdują się zbiory danych przetwarzanych przez Administratora na czas nieobecności pracowników, w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osobom trzecim;
2.c). zapewnienie zabezpieczenia obszaru, w którym znajdują się zbiory danych przetwarzanych przez Administratora przed czynnikami losowymi, takimi jak pożar lub powódź;
2.d). wykorzystywanie zamykanych szafek, szuflad lub innych środków technicznych uniemożliwiających osobom niepowołanym dostęp do przechowywanych w nich danych osobowych;
2.e). wdrożenie Polityki czystego biurka;
2.f). zapewnienie skutecznego usuwania lub niszczenia dokumentów zawierających dane osobowe, w sposób uniemożliwiający ich późniejsze odtworzenie;
2.g). zapewnienie bezpieczeństwa sprzętowego i informatycznego, obejmującego ochronę sieci lokalnej przed działaniami inicjowanymi z zewnątrz, zapewnienie aktualności stosowanego oprogramowania, zabezpieczenie sprzętu komputerowego wykorzystywanego przez Administratora przed złośliwym oprogramowaniem, zapewnienie stałego i częstotliwego sporządzania kopii zapasowych danych przechowywanych na komputerach, serwerze oraz w sieci Administratora, ograniczenie dostępu do sprzętu komputerowego, serwera oraz sieci lokalnej poprzez stosowanie reguł uwierzytelniania;
2.h). przeprowadzanie analizy ryzyka dla czynności przetwarzania danych lub ich kategorii; realizację standardów weryfikacji i doboru podmiotów przetwarzających, jak również warunków powierzenia przetwarzania danych na rzecz poszczególnych podmiotów przetwarzających;
2.i). monitorowanie zmian w zakresie procesów przetwarzania danych osobowych przez Administratora oraz na bieżąco zarządza zmianami mającymi wpływ na ochronę danych osobowych.

VI. Rejestr.

1. Administrator prowadzi Rejestr Czynności Przetwarzania Danych Osobowych.

2. Rejestr obejmuje kategorie czynności przetwarzania Danych Osobowych u Administratora. Za pośrednictwem Rejestru Administrator dokumentuje czynności przetwarzania danych osobowych oraz inwentaryzuje i monitoruje sposób, w jaki wykorzystuje dane osobowe.

3. Za pośrednictwem Rejestru, w szczególności poprzez wskazanie w Rejestrze ogólnych środków ochrony Danych Osobowych objętych wyodrębnioną czynnością przetwarzania, Administrator dąży również do wykazania zgodności przetwarzania danych osobowych z wymogami prawa.

4. W Rejestrze, odrębnie dla każdej zidentyfikowanej kategorii czynności przetwarzania danych osobowych, odnotowuje się co najmniej:

4.a). nazwę czynności;
4.b). cel przetwarzania;
4.c). opis kategorii osób, których dane osobowe przetwarzane są w ramach danej czynności;
4.d). opis kategorii danych osobowych przetwarzanych w ramach danej czynności;
4.e). podstawę prawną przetwarzania, wraz z wyszczególnieniem kategorii uzasadnionego interesu Administratora, jeśli podstawą przetwarzania jest uzasadniony interes;
4.f). opis kategorii odbiorców danych, w tym podmiotów przetwarzających,
4.g). informację o ewentualnym przekazaniu danych osobowych poza terytorium Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego;
4.h). ogólny opis technicznych i organizacyjnych środków ochrony danych osobowych, znajdujących zastosowanie do danej czynności.

5. W przypadku uaktualnienia lub poszerzenia kategorii czynności przetwarzania danych osobowych, Administrator dokonuje niezwłocznego uaktualnienia Rejestru celem zapewnienia zgodności Rejestru ze stanem faktycznym oraz zakresem operacji przetwarzania danych osobowych przez Administratora.

6. Postanowienia ust. powyżej nie wyłączają możliwości ujęcia w Rejestrze w miarę potrzeby informacji dodatkowych, zwiększających szczegółowość lub czytelność Rejestru lub ułatwiających zarządzanie zgodnością ochrony danych osobowych z wymogami prawa, oraz realizację zasady rozliczalności.

7. Administrator dokumentuje w Rejestrze podstawy prawne przetwarzania danych dla poszczególnych czynności przetwarzania poprzez wskazanie ogólnej podstawy prawnej przetwarzania, takiej jak: zgoda, umowa, obowiązek prawny nałożony na Administratora, uzasadniony cel Administratora.

VII. Realizacja obowiązków wobec osób, których dane osobowe dotyczą.

1. Administrator wdraża metody zarządzania zgodami umożliwiające rejestrację i weryfikację posiadania zgody osoby na przetwarzanie jej konkretnych danych w konkretnym celu, zgody na komunikację na odległość oraz rejestrację odmowy zgody, cofnięcia zgody i podobnych czynności, takich jak zgłoszenie sprzeciwu lub ograniczenie przetwarzania.

2. Administrator publikuje na swojej stronie internetowej oraz pozostawia do wglądu w siedzibie Regulamin Ochrony Danych Osobowych.

3. W celu realizacji praw osoby, której dane osobowe dotyczą Administrator zapewnia procedury i mechanizmy pozwalające zidentyfikować dane konkretnych osób przetwarzane przez Administratora, zintegrować te dane, wprowadzać do nich zmiany i usuwać w sposób zintegrowany.

4. Administrator bez zbędnej zwłoki zawiadamia osobę o naruszeniu ochrony danych osobowych, jeżeli może ono powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności tej osoby.

5. Administrator określa sposób informowania osób o przetwarzaniu danych niezidentyfikowanych, tam, gdzie to jest możliwe (np. tabliczka o objęciu budynku, w którym znajduje się lokal Administratora monitoringiem wizyjnym, klauzula informacyjna w stopce wiadomości email).

6. Na żądanie osoby dotyczące dostępu do jej danych, Administrator informuje osobę, czy przetwarza jej dane oraz informuje osobę o szczegółach przetwarzania, zgodnie z art. 15 RODO, a także udziela osobie dostępu do danych jej dotyczących. Dostęp do danych może być zrealizowany przez wydanie kopii tych danych. Administrator odnotowuje fakt wydania pierwszej kopii danych.

7. Administrator dokonuje sprostowania nieprawidłowych danych na żądanie osoby, której Dane osobowe dotyczą. Spółka ma prawo odmówić sprostowania danych, chyba że osoba w rozsądny sposób wykaże nieprawidłowości danych, których sprostowania się domaga. W przypadku sprostowania danych Administrator informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.

8. Administrator uzupełnia i aktualizuje dane na żądanie osoby, której dane osobowe dotyczą. Administrator ma prawo odmówić uzupełnienia danych, jeżeli uzupełnienie byłoby niezgodne z celami przetwarzania danych. Administrator może polegać na oświadczeniu osoby, co do uzupełnianych danych, chyba że będzie to niewystarczające w świetle przyjętych procedur, prawa lub zaistnieją podstawy, aby uznać oświadczenie za niewiarygodne.

9. Z uwzględnieniem ust. poniżej, na żądanie osoby, Administrator usuwa dane, gdy:

9.a). dane nie są niezbędne do celów, w których zostały zebrane ani przetwarzane w innych celach,
9.b). zgoda na ich przetwarzanie została cofnięta, a nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania,
9.c). osoba wniosła skuteczny sprzeciw względem przetwarzania tych danych,
9.d). dane były przetwarzane niezgodnie z prawem,
9.e). konieczność usunięcia wynika z obowiązku prawnego,
9.f). żądanie dotyczy danych dziecka zebranych na podstawie zgody w celu świadczenia usług społeczeństwa informacyjnego oferowanych bezpośrednio dziecku.

10. Administrator przy usuwaniu danych osobowych uwzględnia, aby zapewnić efektywną realizację tego prawa przy poszanowaniu wszystkich zasad ochrony danych, w tym bezpieczeństwa, a także weryfikację, czy nie zachodzą wyjątki, o których mowa w art. 17. ust. 3 RODO.

11. Jeżeli dane podlegające usunięciu zostały upublicznione przez Administratora, Administrator podejmuje rozsądne działania, w tym środki techniczne, by poinformować innych administratorów przetwarzających te dane osobowe, o potrzebie usunięcia danych i dostępu do nich. W przypadku usunięcia danych Administrator informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.

12. Administrator dokonuje ograniczenia przetwarzania danych na żądanie osoby, gdy:

12.a). osoba kwestionuje prawidłowość danych – na okres pozwalający sprawdzić ich prawidłowość,
12.b). przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się usunięciu danych osobowych, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania,
12.c). Administrator nie potrzebuje już danych osobowych, ale są one potrzebne osobie, której dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
12.d). osoba wniosła sprzeciw względem przetwarzania z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją – do czasu stwierdzenia, czy po stronie Administratora zachodzą prawnie uzasadnione podstawy nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu.

13. W trakcie ograniczenia przetwarzania Administrator przechowuje dane, natomiast nie przetwarza ich (nie wykorzystuje, nie przekazuje), bez zgody osoby, której dane dotyczą, chyba że w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego. Administrator informuje osobę przed uchyleniem ograniczenia przetwarzania. W przypadku ograniczenia przetwarzania danych Administrator informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.

14. Na żądanie osoby Administrator wydaje w powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu lub przekazuje innemu podmiotowi, jeśli jest to możliwe, dane dotyczące tej osoby, które dostarczyła ona Administratorowi, przetwarzane na podstawie zgody tej osoby lub w celu zawarcia lub wykonania umowy z nią zawartej, w systemach informatycznych Administratora.

15. Jeżeli osoba zgłosi umotywowany jej szczególną sytuacją sprzeciw względem przetwarzania jej danych, o którym mowa w art. 21 RODO, a dane przetwarzane są przez Administratora w oparciu o uzasadniony interes Administratora lub o powierzone Administratorowi zadanie w interesie publicznym, Administrator zobowiązuje się uwzględni
16. sprzeciw, o ile nie zachodzą po jego stronie ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania, nadrzędne wobec interesów, praw i wolności osoby zgłaszającej sprzeciw, lub podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

17. Jeżeli osoba zgłosi sprzeciw względem przetwarzania jej danych przez Administratora na potrzeby marketingu, Administrator uwzględni sprzeciw i zaprzestanie takiego przetwarzania.

VIII. Przetwarzanie danych.

1. Państwa dane osobowe przetwarzane są przez Administratora, ponieważ jest to niezbędne do zawarcia lub wykonania zawartych z Państwem umów, w tym do:
1.a). umożliwienia świadczenia usług wynajmu domków letniskowych;
1.b). obsługi zgłoszeń́, które kierują̨ Państwo do Administratora (np. poprzez e-mail kontaktowy);
1.c). kontaktowania się̨ z Państwem, w tym w celach związanych ze świadczeniem naszych usług;
1.d). w celu wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze.

2. Administrator przetwarza dane osobowe w celach wskazanych poniżej, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Admistratora którym jest:
2.a). prowadzenie wobec Państwa działań marketingowych;
2.b). obsługa Państwa próśb przekazywanych przez e-mail kontaktowy w sytuacji, gdy nie są̨ one związane wprost z wykonaniem umowy;
2.c). windykacja należności;
2.d). prowadzenie analiz;
2.e). przechowywanie danych dla celów archiwizacyjnych oraz zapewnienie rozliczalności.

3. Będziemy przetwarzać Państwa dane osobowe przez czas prawnie uzasadniony, niezbędny do wykonania ciążących na Administratorze obowiązków prawnych, w tym o charakterze podatkowym lub sprawozdawczym, wynikających z norm powszechnie obowiązującego prawa.

4. W przypadku, gdy przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie zgody osoby na przetwarzanie danych osobowych, przysługuje Państwu prawo do cofnięcia tej zgody w dowolnym momencie. Cofnięcie to nie ma wpływu na zgodność przetwarzania danych z obowiązującym prawem, dokonanego przed jej cofnięciem.

5. W sytuacji, gdy przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie zgody, podanie przez Państwa danych osobowych Administratorowi ma charakter dobrowolny.

6. W sytuacji, gdy podanie przez Państwa danych osobowych jest warunkiem niezbędnym do zawarcia umowy, brak podania danych osobowych będzie skutkował odmową świadczenia przez Administratora usług na Państwa rzecz.

7. Administrator wdraża procedury służące realizacji zasady minimalizacji przetwarzanych danych Osobowej pod względem:
7.a). adekwatności danych osobowych do celów przetwarzania, obejmujących ograniczenie ilości przetwarzanych danych osobowych oraz zakresu przetwarzania do celu przetwarzania;
7.b). ograniczenia dostępu do danych osobowych wyłącznie do osób upoważnionych, dla których wykorzystanie danych osobowych w określonym zakresie jest niezbędne dla prawidłowej realizacji obowiązków;
7.c). ograniczenia czasu przechowywania danych osobowych do okresu, dla którego przechowywanie Danych osobowych jest niezbędne ze względu na realizację celu przetwarzania lub obowiązków nałożonych na Administratora.

8. Administrator stosuje ograniczenia dostępu do danych osobowych poprzez:
8.a). zobowiązanie pracowników i współpracowników do zachowania poufności, w tym w zakresie danych osobowych;
8.b). weryfikację kręgu wewnętrznych odbiorców danych osobowych poprzez nadawanie poszczególnym pracownikom szczegółowych upoważnień co do przetwarzania danych osobowych;
8.c). wdrożenie logicznych środków technicznych ochrony danych osobowych poprzez ograniczenie dostępu do systemów, oprogramowania oraz zasobów sieciowych wykorzystywanych w procesie przetwarzania danych osobowych;
8.d). wdrożenie fizycznych środków technicznych ochrony danych osobowych, wskazanych w niniejszym Regulaminie.

9. Administrator dokonuje aktualizacji uprawnień dostępowych przy zmianach w składzie personelu i zmianach ról osób, oraz zmianach podmiotów przetwarzających.

10. Administrator dokonuje okresowego przeglądu ustanowionych użytkowników systemów i aktualizuje ich nie rzadziej niż raz na rok.

11. Dane, których zakres przydatności ulega ograniczeniu wraz z upływem czasu są usuwane z systemów Administratora, jak też z akt dokumentacyjnych. Dane takie mogą być archiwizowane oraz znajdować się na kopiach zapasowych systemów i informacji przetwarzanych przez Administratora. Procedury archiwizacji i korzystania z archiwów, tworzenia i wykorzystania kopii zapasowych uwzględniają wymagania kontroli nad przetwarzaniem danych, a w tym wymogi usuwania danych.

IX. Naruszenie ochrony danych osobowych.

1. Za naruszenie lub próbę naruszenia zasad przetwarzania i ochrony danych osobowych uważa się w szczególności, ale nie wyłącznie:
1.a). naruszenie bezpieczeństwa systemów informatycznych, w których przetwarzane są dane osobowe;
1.b). udostępnienie danych osobowych osobom nieupoważnionym;
1.c). przetwarzanie danych osobowych niezgodnie z założonym zakresem i celem ich przetwarzania;
1.d). nieuprawnione lub przypadkowe uszkodzenie, utratę, zniszczenie lub zmianę danych osobowych.

2. W przypadku stwierdzenia naruszenia ochrony danych osobowych Administrator dokonuje oceny, czy zaistniałe naruszenie mogło powodować ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych oraz szacuje skalę ryzyka.

3. Uwzględniając stan wiedzy technicznej, koszt wdrażania oraz charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania oraz ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze zagrożenia Administrator wdraża środki techniczne i organizacyjne zapewniające należyty stopień ochrony danych osobowych, odpowiadający ryzyku naruszenia praw i wolności osób fizycznych wskutek przetwarzania danych osobowych przez Administratora.

4. Administrator przeprowadza analizy adekwatności środków bezpieczeństwa danych osobowych. W tym celu Administrator:

4.a). kategoryzuje dane oraz czynności przetwarzania pod kątem ryzyka, które przedstawiają;
4.b). przeprowadza analizy ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych dla czynności przetwarzania danych lub ich kategorii;
4.c). analizuje możliwe sytuacje i scenariusze naruszenia ochrony danych osobowych uwzględniając charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania, ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze zagrożenia.

5. Administrator wdraża środki zapewnienia ciągłości działania i zapobiegania skutkom katastrof, czyli zdolności do szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych i dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego.

6. W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych, Administrator bez zbędnej zwłoki – w miarę możliwości, nie później niż w terminie 72 godzin po stwierdzeniu naruszenia – zgłasza je właściwemu organowi nadzorczemu, chyba że jest mało prawdopodobne, by naruszenie to skutkowało ryzykiem naruszenia praw lub wolności osób fizycznych.

7. Jeżeli ryzyko naruszenia praw i wolności osoby, której dane osobowe dotyczą jest wysokie, Administrator zawiadamia o incydencie także osobę, której danej dotyczą, chyba że:

7.a). Administrator wdroży odpowiednie techniczne i organizacyjne środki ochrony i środki te zostały zastosowane do danych osobowych, których dotyczy naruszenie, uniemożliwiające odczyt osobom nieuprawnionym do dostępu do tych danych osobowych;
7.b). Administrator zastosuje następnie środki eliminujące prawdopodobieństwo wysokiego ryzyka naruszenia praw lub wolności osoby, której dane dotyczą; lub
7.c). wymagałoby to niewspółmiernie dużego wysiłku. W takim przypadku wydany zostaje publiczny komunikat lub zastosowany zostaje podobny środek, za pomocą którego osoby, których dane dotyczą, zostają poinformowane w równie skuteczny sposób.

8. Niezależnie od powyższych obowiązków Administrator dokumentuje wszelkie naruszenia ochrony danych osobowych, w tym okoliczności naruszenia ochrony danych osobowych, jego skutki oraz podjęte działania zaradcze.

X. Przekazywanie danych osobowych.
1. Państwa dane osobowe mogą zosta
2. przekazane podmiotom przetwarzającym dane w imieniu Administratora oraz innym podmiotom uprawnionym do działania w związku z realizacją zawartej z Państwem umowy i świadczeniem przez Administratora usług.

3. Administrator może powierzyć przetwarzanie danych osobowych podmiotowi przetwarzającemu wyłącznie w drodze umowy zawartej w formie pisemnej, zgodnie z wymogami wskazanymi w art. 28 ust. 3 RODO.

4. Administrator korzysta wyłącznie z usług takich podmiotów przetwarzających, które zapewniają wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie spełniało wymogi niniejszego rozporządzenia i chroniło prawa osób, których dane dotyczą. W celu weryfikacji spełnienia obowiązku, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym, Administrator przed powierzeniem przetwarzania potencjalnemu Podmiotowi przetwarzającemu w miarę możliwości uzyskuje informacje o zasadach ochrony Danych osobowych stosowanych przez potencjalny Podmiot przetwarzający, oraz o praktykach tego podmiotu dotyczących zabezpieczenia Danych osobowych.

5. Administrator może przekazać Państwa dane osobowe organom władzy publicznej oraz podmiotom wykonującym zadania publiczne lub działającym na zlecenie organów władzy publicznej, w zakresie i w celach, które wynikają z przepisów powszechnie obowiązującego prawa.

6. Państwa dane osobowe mogą być przekazywane do państwa trzeciego na podstawie decyzji wykonawczej Komisji (UE) 2016/1250 z dnia 12 lipca 2016 r. przyjętej na mocy dyrektywy 95/46/WE Parlamentu Europejskiego i Rady, w sprawie adekwatności ochrony zapewnianej przez Tarczę Prywatności UE-USA (Dz.U.UE L z dnia 1 sierpnia 2016 r.), oraz na podstawie decyzji Komisji z dnia 20 grudnia 2001 r. na mocy dyrektywy 95/46/WE Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie odpowiedniej ochrony danych osobowych zapewnionej w ustawie kanadyjskiej o ochronie informacji osobowych i dokumentów elektronicznych (Dz.U.UE L z dnia 4 stycznia 2002 r. ze zm.).

7. Kopię danych osobowych przekazywanych do państwa trzeciego mogą Państwo uzyskać poprzez zgłoszenie takiego żądania Administratorowi.

XI. Postanowienia końcowe.

1. Państwa dane mogą być przetwarzane w sposób zautomatyzowany i mogą być profilowane.

2. W sprawach nieuregulowanych odpowiednie zastosowanie znajdują postanowienia RODO oraz powszechnie obowiązujące przepisy prawa polskiego i europejskiego.